Wie lange es dauert, einen Handwerker einzustellen, hängt von zwei Ebenen ab: von der Lage am Arbeitsmarkt und von der Geschwindigkeit des eigenen Einstellungsprozesses. Im Handwerk sind aktuell rund 250.000 Stellen unbesetzt, und die durchschnittliche Vakanzzeit stieg von 104 Tagen im Jahr 2015 auf 224 Tage im Jahr 2024 (Quelle Bundesagentur für Arbeit, 2025). Gleichzeitig kann die Zeit von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Einstellung deutlich kürzer sein, wenn Betriebe schnell reagieren, klare Stellenanzeigen schalten und Gehalt sowie Rahmenbedingungen transparent machen.

• Rund 250.000 Stellen sind im deutschen Handwerk unbesetzt; in SHK und im Aus- und Trockenbau bleiben Stellen im Schnitt 295 beziehungsweise 300 Tage vakant. (Quelle: ZDH, Bundesagentur für Arbeit)
• Die durchschnittliche Vakanzzeit für Stellen im Handwerk stieg von 104 Tagen im Jahr 2015 auf 224 Tage im Jahr 2024. (Quelle: Bundesagentur für Arbeit)
• Branchenübergreifend gelten in Deutschland 35 bis 55 Tage als normaler Vergleichswert für die Einstellungsdauer. (Quelle: Softgarden)
• In den bei PowerUs ausgewerteten Prozessen liegt die Zeit von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Einstellung im Schnitt bei knapp 30 Tagen, basierend auf 5.457 eingestellten Bewerbungen von Juni 2022 bis Juni 2026.

Die Frage nach der Einstellungsdauer ist im Handwerk besonders relevant, weil offene Stellen nicht nur ein Personalthema sind, sondern den laufenden Betrieb direkt beeinflussen. Wenn Stellen lange unbesetzt bleiben, steigt die Belastung im Team, Projekte verzögern sich und die Einsatzplanung wird schwieriger.

Der Fachkräftemangel im Handwerk ist seit Jahren strukturell. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) geht aktuell von rund 250.000 offenen Stellen aus. Die Bundesagentur für Arbeit zeigt, dass die Vakanzzeit im Handwerk innerhalb weniger Jahre massiv gestiegen ist.

Quelle: Bundesagentur für Arbeit, Vakanzzeit in Handwerksberufen

Diese Werte zeigen, wie angespannt der Markt ist. Sie beantworten aber noch nicht die eigentliche Kernfrage: Zwischen einer langen Vakanzzeit am Markt und der Dauer eines konkreten Einstellungsprozesses besteht ein wichtiger Unterschied.

Für die Einordnung muss sauber zwischen Vakanzzeit und Einstellungsdauer unterschieden werden. Die Zeit bis zur Einstellung ist der Zeitraum zwischen dem ersten Kontakt mit einem Kandidaten und der späteren Einstellung. Die Vakanzzeit beschreibt dagegen, wie lange eine Stelle insgesamt offen bleibt.

Diese Unterscheidung ist für Handwerksbetriebe zentral. Die Vakanzzeit bildet vor allem die Marktlage ab. Die Einstellungsdauer bildet dagegen die Geschwindigkeit und Qualität des eigenen Prozesses ab. Ein Betrieb kann in einem schwierigen Markt unterwegs sein und trotzdem einen schnellen, strukturierten Einstellungsprozess haben.

Branchenübergreifend gelten in Deutschland 35 bis 55 Tage als normaler Vergleichswert für die Einstellungsdauer. In Bereichen mit ausgeprägtem Fachkräftemangel, wie Ingenieurwesen oder Handwerk, liegt die Dauer laut Softgarden häufig deutlich höher. (Quelle: Softgarden, Time-to-Hire)

Die kurze Antwort lautet: Im Handwerk kann die Besetzung einer Stelle am Markt viele Monate dauern. Die Zeit von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Einstellung kann aber deutlich kürzer sein. Entscheidend ist, wie schnell ein Betrieb reagiert, wie klar die Stelle beschrieben ist und wie wenige Reibungsverluste im Prozess entstehen.

In den bei PowerUs ausgewerteten Prozessen liegt die Zeit von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Einstellung im Schnitt bei knapp 30 Tagen. Die Angabe basiert auf 5.457 eingestellten Bewerbungen im Zeitraum von Juni 2022 bis Juni 2026 und beschreibt damit eine beobachtete Prozesskennzahl, keine Schätzung.

Dieser Wert liegt unterhalb des allgemeinen deutschen Vergleichswerts von 35 bis 55 Tagen. Daraus folgt nicht, dass jede Stelle im Handwerk in 30 Tagen besetzt werden kann. Er zeigt aber, dass die eigentliche Prozessdauer deutlich kürzer sein kann als die langen Vakanzzeiten am Markt vermuten lassen.

Warum Besetzungen im Handwerk oft lange dauern

Lange Besetzungszeiten entstehen meist durch mehrere Verzögerungen gleichzeitig. Dazu gehören zu wenige passende Bewerbungen, langsame Rückmeldungen, interne Abstimmungen und unklare Anforderungen in der Stellenanzeige.

Besonders kritisch ist die frühe Phase des Prozesses. Wenn Gehalt, Einsatzort, Arbeitszeiten oder Zusatzleistungen unklar bleiben, steigen Rückfragen und die Wahrscheinlichkeit unpassender Bewerbungen. Wenn anschließend Rückmeldungen ausbleiben oder zu spät kommen, gehen Bewerbende im nächsten Schritt oft verloren.

Die Einstellungsdauer ist im Handwerk damit nicht nur eine Folge des Fachkräftemangels, sondern auch das Ergebnis vieler kleiner Prozessentscheidungen.

Wer die Zeit bis zur Einstellung verkürzen will, muss nicht zuerst den gesamten Arbeitsmarkt verändern, sondern den eigenen Prozess verbessern. Besonders wirksam sind schnelle Rückmeldungen, präzisere Stellenanzeigen, transparente Gehaltsangaben und einfache digitale Abläufe.

Schnell auf Bewerbungen reagieren

Rund 80 Prozent der Bewerbungen werden über das Smartphone verschickt. Gleichzeitig liegt die Erreichbarkeit bei schneller Kontaktaufnahme bei über 70 Prozent. Das zeigt, wie stark frühe Reaktion und tatsächlicher Kandidatenkontakt zusammenhängen.

Für Betriebe bedeutet das: Bewerbungen sollten täglich geprüft werden, der erste Kontakt sollte nicht mehrere Tage liegen bleiben, und intern sollte klar geregelt sein, wer Rückrufe oder Erstnachrichten übernimmt. Gerade in einem engen Markt ist Geschwindigkeit ein direkter Einflussfaktor auf die tatsächliche Einstellungsdauer.

Stellenanzeigen klarer formulieren

Auch die Qualität der Stellenanzeige beeinflusst die Einstellungsdauer. Auswertungen von PowerUs zeigen, dass klare Angaben zu Standort, Zusatzleistungen, Gehalt und Spezialisierung die Zahl qualifizierter Bewerbungen beeinflussen. Wichtig sind vor allem ein präziser Titel, konkrete Aufgaben statt allgemeiner Formulierungen und transparente Angaben zum Einsatzort. Je klarer eine Anzeige formuliert ist, desto geringer wird der Aufwand für Rückfragen, Nachsortierung und Gespräche mit unpassenden Kandidaten.

Gehalt transparent angeben

Gehaltsangaben sind einer der stärksten Hebel für mehr Bewerbungen. Nach den ausgewerteten PowerUs-Daten enthalten 38 Prozent der Stellenanzeigen keine Gehaltsangabe, obwohl gerade dieser Punkt die Bewerbungszahl deutlich beeinflusst.

Bei Gesellen bringt eine Gehaltsangabe als Jahreswert rund 130 Prozent mehr Bewerbungen als keine Angabe. Bei Meistern liegt der Effekt mit rund 65 Prozent ebenfalls klar im Plus, fällt aber spürbar geringer aus.

Die Durchschnittswerte zeigen den Unterschied konkret:

Datenbasis: PowerUs-Auswertung von Stellenanzeigen, 2021–2026

Wer die Einstellungsdauer verkürzen will, sollte Gehalt deshalb nicht als optionalen Zusatz behandeln, sondern als festen Bestandteil der Stellenanzeige. Transparenz erhöht die Passung und spart Zeit auf beiden Seiten.

Digitale Abläufe und klare Zuständigkeiten nutzen

Digitale Hilfsmittel helfen vor allem dort, wo im Alltag Zeit verloren geht. Dazu gehören automatische Eingangsbestätigungen, einfache Terminabsprachen und klar definierte Schritte im Auswahlprozess. Entscheidend ist dabei weniger das einzelne Werkzeug als die Verbindlichkeit im Ablauf. Wenn klar ist, wer auf Bewerbungen reagiert, wann Gespräche terminiert werden und welche Informationen Bewerbende früh erhalten, sinkt die Reibung im gesamten Prozess.

Wer die Einstellungsdauer verbessern will, sollte nicht nur auf die endgültige Einstellung schauen. Aussagekräftiger ist ein kleines Set an Kennzahlen, mit dem sichtbar wird, an welcher Stelle im Prozess Zeit verloren geht.

Dazu gehören vor allem diese Werte:

• Zeit bis zur ersten Rückmeldung
• Zeit bis zum ersten Gespräch
• Anteil qualifizierter Bewerbungen
• Abbruchpunkte zwischen Bewerbung, Kontakt und Gespräch
• Zeit von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Einstellung

Diese Kennzahlen helfen Betrieben, die Frage nach der Einstellungsdauer nicht nur allgemein zu beantworten, sondern für den eigenen Betrieb konkret zu steuern. Denn wie lange eine Einstellung dauert, entscheidet sich am Ende oft nicht im Marktbericht, sondern im konkreten Ablauf zwischen Bewerbung, Kontakt und Entscheidung.

Einordnung der 30-Tage-Kennzahl

Die Zahl von knapp 30 Tagen ist nur dann sinnvoll, wenn sie sauber eingeordnet wird. Sie bedeutet nicht, dass sich der Fachkräftemangel im Handwerk auflöst oder dass jede offene Stelle kurzfristig besetzt werden kann.

Sie zeigt aber, dass zwischen einer langen Vakanzzeit im Markt und einer kürzeren Zeit bis zur Einstellung im eigenen Prozess ein erheblicher Unterschied bestehen kann. Genau diese Differenz ist für Betriebe relevant, weil sie den Teil beschreibt, den sie selbst beeinflussen können.

Die PowerUs-Daten ergänzen dazu, dass ein strukturierter Ablauf von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Einstellung im Schnitt bei knapp 30 Tagen liegen kann. Die eigentliche Schlussfolgerung bleibt unabhängig von der Plattform gleich: Betriebe verkürzen die Einstellungsdauer vor allem dann, wenn sie schneller antworten, transparenter kommunizieren und ihren Prozess einfacher aufbauen.

Datenbasis

Die Marktdaten zu offenen Stellen im Handwerk stammen vom Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH). Die Daten zu Vakanzzeiten in Handwerksberufen stammen von der Bundesagentur für Arbeit (Veröffentlichung: Tag des Handwerks 2025).

Die ergänzenden Prozess- und Anzeigendaten von PowerUs beruhen auf internen Auswertungen: 5.457 eingestellte Bewerbungen im Zeitraum von Juni 2022 bis Juni 2026 (Einstellungsdauer), sowie Auswertungen von Stellenanzeigen zu Gehaltsangaben und qualifizierten Bewerbungen (Datenbasis: 2021–2026). Berücksichtigt wurden ausschließlich Stellen mit mindestens einer eingegangenen Bewerbung.

Wie lange dauert es, einen Handwerker einzustellen?

Im Handwerk stieg die durchschnittliche Vakanzzeit von 104 Tagen im Jahr 2015 auf 224 Tage im Jahr 2024; in Engpassberufen wie SHK und Aus- und Trockenbau liegt sie bei 295 beziehungsweise 300 Tagen. Die Zeit von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Einstellung kann aber deutlich kürzer sein und liegt in den bei PowerUs ausgewerteten Prozessen im Schnitt bei knapp 30 Tagen.

Was ist der Unterschied zwischen Vakanzzeit und Einstellungsdauer?

Die Vakanzzeit beschreibt, wie lange eine Stelle insgesamt offen bleibt. Die Einstellungsdauer beschreibt die Zeit vom ersten Kontakt mit einem Kandidaten bis zur Einstellung.

Was gilt als guter Vergleichswert für die Zeit bis zur Einstellung?

Branchenübergreifend gelten in Deutschland 35 bis 55 Tage als normaler Vergleichswert. Im Handwerk wird dieser Wert durch den Fachkräftemangel häufig überschritten.

Warum dauert die Einstellung im Handwerk oft so lange?

Häufige Gründe sind zu wenige passende Bewerbungen, langsame Rückmeldungen, unklare Stellenanzeigen und lange interne Abstimmungen. Auch fehlende Transparenz in der Anzeige verlängert Prozesse.

Verkürzen Gehaltsangaben die Einstellungsdauer wirklich?

Ja, weil sie die Zahl qualifizierter Bewerbungen deutlich erhöhen können. Bei Gesellen bringt eine Gehaltsangabe als Jahreswert rund 130 Prozent mehr Bewerbungen als keine Angabe, bei Meistern rund 65 Prozent mehr.

Wie wichtig ist eine schnelle Rückmeldung?

Sie ist einer der wichtigsten Hebel im Prozess. Rund 80 Prozent der Bewerbungen kommen über das Smartphone, und bei schneller Kontaktaufnahme liegt die Erreichbarkeit bei über 70 Prozent.

Was können Betriebe sofort verbessern?

Am schnellsten wirksam sind klare Stellenanzeigen, transparente Gehaltsangaben, feste Zuständigkeiten und tägliche Rückmeldung auf neue Bewerbungen. Diese Punkte verbessern nachweislich die Bedingungen für eine schnellere Einstellung.